01
شرح کالا را از عنوان عمومی دقیق‌تر کنید
نام تجاری، مدل، کاربرد، مقدار و بسته‌بندی را معرفی کنید. در محموله چندقلمی، ارتباط اقلام و بسته‌ها را مشخص کنید. عنوان‌هایی مثل «قطعات» یا «لوازم» بدون جزئیات، موضوع بررسی را روشن نمی‌کنند.
02
محل محموله و مرحله پرونده را همزمان اعلام کنید
بگویید کالا کجاست و چه اقدامی تا این لحظه انجام شده است. اگر موضوعی برای تکمیل اسناد یا بررسی مطرح شده، متن و مفهوم آن را شرح دهید. درخواست باید با وضعیت همین پرونده پیش برود.
03
هزینه خدمات را با اقلام وابسته به پرونده مخلوط نکنید
در برآورد، محدوده کار و فرض‌های آن را بپرسید. اگر هزینه‌ای وابسته به اسناد یا وضعیت محموله است، زمان و مبنای تعیین آن باید روشن شود. مبلغ پیشنهادی را بدون خواندن شرح تعهدات مقایسه نکنید.
04
پس از بررسی پرونده، محدوده دریافت را مشخص کنید
مسئول تحویل‌گیری و مقصد بعدی را معرفی کنید. اگر حمل داخلی یا هماهنگی دیگری لازم است، آن را جداگانه درخواست کنید. نتیجه موردانتظار از خدمت را پیش از تأیید پیشنهاد مکتوب کنید.
